Contoh Percakapan Sekretaris Menelpon Perusahaan Lain yang Profesional

Buat kamu yang jadi sekretaris, nguasain cara telepon itu wajib banget, lho! Dengan contoh percakapan sekretaris menelpon perusahaan lain, kamu bisa belajar bikin kesan profesional dan bikin komunikasi antarperusahaan jadi mulus. Telepon adalah alat komunikasi yang cepat dan efisien, apalagi buat sekretaris yang sering jadi jembatan antara bos dan pihak luar. Yuk, simak 5 contoh percakapan dan tips biar kamu jago telepon!

Menurut buku Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan (2015) oleh CHR. Jimmy L. Gaol, komunikasi lewat telepon adalah salah satu tugas utama sekretaris. Dengan nada yang ramah, kecepatan bicara yang pas, dan ucapan yang jelas, kamu bisa bikin perusahaan lain ngerasa dihargain. Artikel ini bakal kasih contoh percakapan dan panduan praktis biar kamu tampil percaya diri. Siap jadi sekretaris andalan? Ayo, kita mulai!

Mengapa Keterampilan Telepon Penting untuk Sekretaris?

Sebagai sekretaris, telepon itu kayak sahabat setia yang bantu kamu nyambungin bos sama klien atau mitra bisnis. Kalau kamu telepon dengan sopan dan profesional, perusahaanmu bakal kelihatan keren di mata orang lain. Sebaliknya, kalau ngomong buru-buru atau nggak jelas, bisa-bisa bikin kesan buruk.

Bayangkan, kamu telepon buat atur rapat penting, tapi nada suaramu datar atau ngomong kecepetan. Pihak lain bisa bingung atau nggak ngerasa dihargain. Makanya, keterampilan telepon itu penting banget buat bikin komunikasi efektif dan ningkatin reputasi perusahaan.

Selain itu, telepon yang baik bikin kerjaan lebih efisien. Kamu bisa nyampaikan pesan bos dengan jelas, atur jadwal tanpa salah paham, dan bikin hubungan antarperusahaan makin kuat. Jadi, keterampilan ini adalah kunci buat jadi sekretaris yang top!

1. Contoh Percakapan Sekretaris Menelpon Perusahaan Lain untuk Konfirmasi Jadwal

Salah satu contoh percakapan sekretaris menelpon perusahaan lain adalah buat konfirmasi jadwal rapat. Berikut contohnya: **Sekretaris**: Halo, selamat pagi, saya Rina Fitriani, sekretaris Bapak Andi dari PT Jaya Makmur. Bisa bicara dengan Ibu Sari, kepala pemasaran PT Bintang Jaya? **Perusahaan B**: Selamat pagi, Ibu Rina. Saya Ibu Sari. Ada yang bisa saya bantu? **Sekretaris**: Saya mau konfirmasi jadwal rapat kerja sama yang diusulkan untuk hari Rabu, 6 Agustus 2025, jam 10.00 di kantor kami, Jalan Mawar No. 10, Jakarta. Apakah waktunya cocok? **Perusahaan B**: Baik, Ibu Rina. Waktu itu cocok. Saya akan hadir bersama tim. Bisakah Ibu kirim undangan resmi via email? **Sekretaris**: Tentu, Ibu. Saya akan kirim undangan ke email Ibu. Boleh saya konfirmasi alamat emailnya? **Perusahaan B**: Email saya sari@bintangjaya.co.id. Terima kasih, Ibu Rina. **Sekretaris**: Sama-sama, Ibu Sari. Selamat pagi! **Perusahaan B**: Selamat pagi.

Percakapan ini singkat, jelas, dan sopan. Pastikan kamu cek jadwal bos sebelum telepon biar nggak salah kasih info.

Catat detail percakapan, seperti waktu dan email, di buku atau sistem perusahaan. Ini bikin kamu kelihatan terorganisir.

Dengan gaya ini, pihak lain bakal ngerasa dihargain, dan rapatmu bakal terjadwal dengan mulus!

2. Contoh Percakapan untuk Menanyakan Status Pesanan

Sekretaris sering telepon buat cek status pesanan perusahaan. Berikut contohnya: **Sekretaris**: Halo, selamat siang, saya Budi Santoso, sekretaris PT Harmoni Abadi. Bisa bicara dengan bagian logistik PT Sejahtera Jaya? **Perusahaan B**: Selamat siang, Pak Budi. Ini Pak Dedi dari logistik. Ada yang bisa saya bantu? **Sekretaris**: Saya mau tanya status pesanan nomor PS-1234 yang dipesan minggu lalu. Apakah sudah dikirim? **Perusahaan B**: Saya cek dulu, Pak. Pesanan nomor PS-1234 sudah dikirim kemarin, estimasi sampai besok, 5 Agustus 2025. **Sekretaris**: Baik, terima kasih, Pak Dedi. Boleh saya minta nomor resi pengirimannya? **Perusahaan B**: Tentu, nomor resinya JX789012. Saya kirim detailnya via email, ya. **Sekretaris**: Terima kasih, Pak. Selamat siang! **Perusahaan B**: Sama-sama, selamat siang.

Percakapan ini nunjukin cara tanya status dengan sopan. Selalu sebutin nomor pesanan biar pihak lain gampang cek.

Catat semua detail, seperti nomor resi, di agenda atau sistem perusahaan. Kalau perlu, konfirmasi via email biar ada bukti tertulis.

Dengan pendekatan ini, kamu bikin komunikasi antarperusahaan lancar dan profesional!

3. Contoh Percakapan untuk Mengundang ke Acara Perusahaan

Sekretaris sering telepon buat undang mitra ke acara perusahaan. Berikut contohnya: **Sekretaris**: Halo, selamat pagi, saya Siti Aminah, sekretaris PT Cahaya Baru. Bisa bicara dengan Bapak Rudi, direktur PT Makmur Sentosa? **Perusahaan B**: Selamat pagi, Ibu Siti. Mohon maaf, Bapak Rudi sedang rapat. Saya Ibu Lina, asistennya. Ada pesan apa? **Sekretaris**: Saya ingin mengundang Bapak Rudi ke acara peluncuran produk baru kami pada hari Jumat, 8 Agustus 2025, jam 14.00 di Hotel Bintang, Jakarta. **Perusahaan B**: Baik, Ibu Siti. Saya akan sampaikan ke Bapak Rudi. Bisa kirim undangan resmi ke email kami? **Sekretaris**: Tentu, Ibu Lina. Boleh saya minta alamat emailnya? **Perusahaan B**: Emailnya rudi@makmursentosa.co.id. Terima kasih, Ibu Siti. **Sekretaris**: Sama-sama, Ibu. Selamat pagi! **Perusahaan B**: Selamat pagi.

Percakapan ini nunjukin cara undang dengan sopan. Selalu sebutin detail acara, seperti waktu dan tempat, dengan jelas.

Catat pesan dan konfirmasi email biar nggak salah kirim. Kirim undangan resmi sesegera mungkin biar pihak lain bisa siapin diri.

Dengan gaya ini, acara perusahaanmu bakal terlihat profesional, dan mitra bakal antusias datang!

4. Contoh Percakapan untuk Menanyakan Ketersediaan Produk

Sekretaris kadang telepon buat cek ketersediaan produk atau layanan. Berikut contohnya: **Sekretaris**: Halo, selamat siang, saya Dewi Lestari, sekretaris PT Bintang Jaya. Bisa bicara dengan bagian penjualan PT Sejahtera Abadi? **Perusahaan B**: Selamat siang, Ibu Dewi. Saya Pak Ahmad dari penjualan. Ada yang bisa saya bantu? **Sekretaris**: Saya mau tanya ketersediaan mesin printer tipe XP-500 untuk kebutuhan kantor kami. Apakah masih ada stok? **Perusahaan B**: Saya cek dulu, Ibu. Stok printer XP-500 masih ada 5 unit. Apakah Ibu mau pesan sekarang? **Sekretaris**: Baik, Pak Ahmad. Saya akan diskusi dulu dengan tim. Bisa kirim brosur dan harga ke email kami? **Perusahaan B**: Tentu, Ibu. Emailnya apa? **Sekretaris**: Email kami info@bintangjaya.co.id. Terima kasih, Pak Ahmad! **Perusahaan B**: Sama-sama, Ibu. Selamat siang!

Percakapan ini nunjukin cara tanya stok dengan jelas. Selalu sebutin produk spesifik biar pihak lain nggak bingung.

Catat detail, seperti jumlah stok dan email, biar nggak lupa. Kalau perlu, minta konfirmasi tertulis biar lebih jelas.

Dengan pendekatan ini, kamu bikin komunikasi efisien dan bantu perusahaan dapatkan apa yang dibutuhin!

5. Contoh Percakapan untuk Menindaklanjuti Proposal

Sekretaris sering telepon buat tindak lanjuti proposal kerja sama. Berikut contohnya: **Sekretaris**: Halo, selamat pagi, saya Lina Marlina, sekretaris PT Harmoni Jaya. Bisa bicara dengan Ibu Maya, kepala pengadaan PT Sukses Bersama? **Perusahaan B**: Selamat pagi, Ibu Lina. Ini Ibu Maya. Ada yang bisa saya bantu? **Sekretaris**: Saya mau tindak lanjuti proposal kerja sama pengadaan alat kantor yang kami kirim minggu lalu. Apakah sudah ada keputusan? **Perusahaan B**: Terima kasih sudah menghubungi, Ibu Lina. Proposalnya sedang ditinjau. Kami akan adakan rapat minggu depan untuk putuskan. **Sekretaris**: Baik, Ibu Maya. Kalau boleh, kami siap presentasi lebih lanjut. Bisa saya atur jadwal? **Perusahaan B**: Tentu, silakan hubungi lagi hari Senin untuk jadwal. Email saya maya@suksesbersama.co.id. **Sekretaris**: Terima kasih, Ibu. Selamat pagi! **Perusahaan B**: Sama-sama, selamat pagi.

Percakapan ini nunjukin cara tindak lanjuti proposal dengan sopan. Selalu sebutin konteks proposal biar pihak lain langsung paham.

Catat tanggapan dan langkah selanjutnya, seperti jadwal tindak lanjut. Ini bikin kamu kelihatan proaktif dan terorganisir.

Dengan gaya ini, kamu bantu perusahaan dorong kerja sama dengan lebih cepat!